Personvernerklæring

Arctic Sideways er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn via nettsiden, butikken, innmelding og team-portalen.

Org.nr. 937 519 494 · Kilamyra 12, 9415 Harstad

Nettbutikk: Når du bestiller registrerer vi navn, e-postadresse, telefonnummer (dersom du oppgir det), eventuell melding, samt hvilket produkt, størrelse og antall du har bestilt.

Medlemskap: Når du melder deg inn registrerer vi fornavn, etternavn, e-postadresse og eventuelt telefonnummer, samt om og når kontingenten er betalt. Innlogget kan du i tillegg selv velge å legge til en leveringsadresse på kontoen din — helt valgfritt, og kun til å slippe å taste den på nytt neste gang du bestiller noe fra butikken som skal sendes. Den samme adressen kan du også lagre direkte fra butikk-kassen ved bestilling.

Team-portal (for medlemmer med rolle): Medlemmer som har fått en rolle i klubben (f.eks. sjåfør, bil-eier, styreverv eller lignende) logger inn med en engangslenke sendt til e-postadressen — vi lagrer aldri passord. I portalen kan det i tillegg registreres: hvilke roller du har og hvem som ga deg dem, dokumenter du laster opp eller får tilgang til, kobling mellom din konto og en sjåførprofil eller bil du eier (og hvem du eventuelt har gitt redigeringstilgang til bilen), sponsoravtaler knyttet til din sponsor-konto, og om du ønsker e-postvarsel ved nytt innhold tildelt deg.

Vi samler ikke inn personopplysninger fra besøkende som bare leser på siden uten å bestille, melde seg inn eller logge inn.

Bestillingsopplysninger brukes til å behandle bestillingen din, ta kontakt om betaling og levering, og oppfylle kjøpsavtalen mellom deg og oss.

Medlems- og team-portalopplysninger brukes til å administrere medlemskapet og kontingenten, gi deg riktig tilgang i team-portalen ut fra rollen(e) du har, holde oversikt over sjåfører/biler og hvem som kan redigere dem, dele dokumentasjon og sponsoravtaler med riktige personer, og sende deg varsler du selv har bedt om.

Behandling av bestillinger og medlemskap skjer for å oppfylle avtalen du inngår med oss (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Tilgangsstyring i team-portalen (roller, hvem som kan se eller redigere hva) skjer på grunnlag av vår berettigede interesse i å drifte klubben forsvarlig og trygt (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Den valgfrie leveringsadressen du selv kan lagre på kontoen din er verken påkrevd for medlemskapet eller for å legge inn en bestilling — den behandles på grunnlag av ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a), og du kan når som helst trekke det tilbake ved å slette adressen fra kontoen din.

Nettsiden, databasen og filer (bilder, dokumenter, avtaler) driftes på Cloudflare, som er databehandler for lagring og drift. E-post (innlogging, invitasjoner og varsler) sendes via Nuntly. Kontingentbetaling kan skje via Vipps. Etter hvert som flere produksjonspartnere (f.eks. en trykkleverandør for nettbutikken) kobles på, vil nødvendige opplysninger deles med disse for å kunne gjennomføre kjøpet — vi oppdaterer denne siden når det skjer.

Nettsiden er teknisk utviklet og driftes av Holisti (holisti.no) på vegne av klubben, og ligger på klubbens eget domene arcticsideways.no. Den gamle adressen arcticsideways.holisti.no peker til samme nettsted. Holisti har som teknisk driftsansvarlig samme tilgang til dataene som er beskrevet over — dette gjelder uavhengig av hvilket domene nettsiden til enhver tid ligger på.

Vi selger eller deler aldri opplysninger dine til andre formål enn dette.

Bestillingsopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å gjennomføre kjøpet, og deretter i henhold til bokføringslovens krav til oppbevaring av regnskapsbilag (5 år).

Medlems- og team-portalopplysninger lagres så lenge medlemskapet eller rollen din varer, og slettes eller anonymiseres innen rimelig tid etter at forholdet er avsluttet — med mindre vi er pålagt å oppbevare enkelte opplysninger lenger (f.eks. kontingentbetalinger som regnskapsbilag). Engangslenker for innlogging er gyldige i 15 minutter og kan kun brukes én gang; en innlogget økt varer i inntil 30 dager.

Team-portalen fører en aktivitetslogg over hvem som gjør hva i portalen (f.eks. opprettelse/endring av produkter, medlemmer, bestillinger), til bruk internt for sporbarhet og sikkerhet. Loggen slettes fortløpende etter 6 måneder.

Du har rett til innsyn i, retting av og sletting av opplysninger vi har lagret om deg, samt rett til å be om begrensning av behandlingen eller dataportabilitet. Har du en konto i team-portalen kan du selv se og oppdatere enkelte opplysninger der (f.eks. varslingspreferanser og leveringsadresse); for øvrig, ta kontakt med oss for å benytte deg av disse rettighetene. Du kan også klage til Datatilsynet.

Vi bruker kun nødvendige, funksjonelle informasjonskapsler — til innlogget økt i team-portalen, og til forhåndsvisning av upublisert innhold. Vi bruker ingen analyse- eller markedsføringskapsler.

Spørsmål om personvern kan rettes til Arctic Sideways på arctic.sideways@outlook.com eller via Facebook.